Privacybeleid

Brussels Family gaat zorgzaam om met jouw gegevens

Brussels Family, aangenaam kennis te maken!

Jouw gezin kan rekenen op Brussels Family. Wij ondersteunen je financieel en wettelijk, kwalitatief en professioneel. Jij staat centraal in onze werkwijze. Hoe sterk jouw verwachtingen ook evolueren, hoe vaak jouw vragen ook veranderen, wij vinden telkens een antwoord dat je verder helpt. Zo krijgt jouw gezin de ruimte om te groeien en zich continu te ontwikkelen.

Brussels Family wil kinderen – en de gezinnen waarin zij opgroeien – meer kansen bieden om zich succesvol en gelukkig te ontplooien in de wereld van morgen.

Brussels Family hecht veel belang aan jouw privacy.

Daarom zetten we ons in om je persoonsgegevens te beschermen en transparantie te bieden over de verwerking van je gegevens. Deze Privacy Policy heeft tot doel je in detail uit te leggen hoe wij met je persoonsgegevens omgaan. Hier kom je meer te weten over de categorieën persoonsgegevens die wij van jou als natuurlijke persoon verzamelen, met welk doeleinde we ze verwerken, op basis van welke wettelijke verwerkingsgrond, hoe lang we ze bewaren en aan wie we de gegevens doorgeven.

Je gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de volgende teksten:

• Verordening EU N°2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016, ook bekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming of GDPR
• De wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens
• De wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen
• De organieke wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid
• Artikel 135 van de Grondwet.
• De ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit voor de gezinsbijslag
• De ordonnantie van 25 april 2019 tot regeling van de toekenning van de gezinsbijslag.

Wij verwerken jouw gegevens

Wij verzamelen en verwerken je persoonsgegevens als bijslagtrekkende, toekomstige bijslagtrekkende, maar ook als bezoeker van onze website. Wij verzamelen je gegevens zowel online als offline. We beperken ons tot de verwerkingen en doeleinden die in deze privacyverklaring worden beschreven.

Onze diensten

• Wanneer je je aanmeldt voor een van onze diensten vragen wij je om persoonsgegevens te verstrekken die strikt beperkt zijn tot wat wij nodig hebben om onze wettelijke opdrachten te vervullen: je rechten op kinderbijslag onderzoeken, de kinderbijslag, het kraamgeld en de adoptiepremie berekenen en uitbetalen. Wij kunnen geen andere doeleinden nastreven. Het gaat om wettelijke bepalingen van de ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit voor de gezinsbijslag en van de ordonnantie van 25 april 2019 tot regeling van de toekenning van de gezinsbijslag.

Jouw persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn de gegevens van jou als natuurlijke persoon of van je kinderen of rechthebbenden, die jou rechtstreeks kunnen identificeren.

Voor de verwerking van de gezinsbijslagen bij:

• Aanvraag geboortepremie:
  • De identiteitsgegevens van de begunstigde van de premie: naam, voornaam van de in het Rijksregister van Natuurlijke Personen vermelde persoon en zijn geboortedatum, verblijfsvergunning, nationaliteit
  • Domicilie
  • Je bankgegevens;
  • De identiteit van de co-ouder;
  • Je INSZ-nummer (identificatienummer van de sociale zekerheid)
  • De gegevens in verband met de beroepssituatie van de moeder van het kind en haar echtgenoot of partner.

• Aanvraag adoptiepremie:
  • De identiteitsgegevens van de begunstigde van de premie: naam, voornaam van de in het Rijksregister van Natuurlijke Personen vermelde persoon en zijn geboortedatum
  • Domicilie
  • Nationaliteit en verblijfstitel
  • Administratieve en contactgegevens
  • De gegevens over je beroepssituatie (naam van de werkgever, statuut van gepensioneerde)
  • De gegevens over de beroepssituatie van je echtgeno(o)t(e) of partner
  • De identificatie van het kind voor wie de adoptiepremie wordt aangevraagd
  • De documenten die de adoptie rechtvaardigen
  • De aanwijzing van de adoptant(en)

• Aanvraag kinderbijslag
  • De identiteitsgegevens van de begunstigde van de uitkering: naam, voornaam, geslacht, geboortedatum
  • Verblijfstitel, nationaliteit
  • De administratieve en contactgegevens (adres, e-mail, gsm-nummer …)
  • Je beroepssituatie: gepensioneerd, handicap van minstens 66%, werknemersstatuut of type contract of sociaal verzekeringsfonds
  • De beroepssituatie van de echtgenoot
  • De inlichtingen over de identiteit van het (de) kind(eren) voor wie de kinderbijslag wordt betaald: naam, voornaam, geboortedatum en band, handicap, beroepsactiviteit
  • Je bankgegevens;
  • De identiteit van de co-ouder;
  • Je INSZ-nummer (identificatienummer van de sociale zekerheid)
  • De kinderen die deel uitmaken van het gezin van de ouder

• Verwerkingen van de sociale toeslag gekoppeld aan het gezinsinkomen of verwerkingen verbonden aan de toeslagen op de kinderbijslag voor de ouder met een handicap, de langdurig zieke persoon, het éénoudergezin:
  • De identiteitsgegevens van de begunstigde
  • De inkomensgegevens van de bijslagtrekkende
  • De gegevens in verband met het inkomen van de echtgenoot of partner waarmee de bijslagtrekkende een feitelijk gezin vormt.

Jouw gegevens kunnen ons bereiken vanuit verschillende bronnen

• Jijzelf als bron van gegevens

Jij bezorgt ons gegevens wanneer je een contactformulier invult, een simulatie aanvraagt, een aanvraag start, met ons mailt, met ons chat, interageert via sociale media, enquêtes invult of telefonisch contact opneemt. Om gebruik te kunnen maken van sommige Brussels Family-diensten zoals JobTeller, moet je een account aanmaken. Deze diensten hebben ook een eigen privacyverklaring zodat je ook in die gevallen goed op de hoogte bent van hoe wij met die gegevens omgaan.

• De overheid als bron van gegevens

In het kader van onze wettelijke opdracht ontvangen we ook gegevens via digitale stromen, maar onze medewerkers kunnen ook gegevens moeten raadplegen die strikt noodzakelijk zijn voor onze opdrachten in officiële bronnen via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, zoals het Rijksregister van de Natuurlijke Personen, de RSZ of zoals het Kadaster van de Kinderbijslag dat wordt bijgehouden door de ORINT.

We krijgen ook gegevens van plaatsingscentra, ministeries, rechtbanken, de dienst Jeugdzorg, OCMW’s, buitenlandse kinderbijslagfondsen.

Het verkrijgen, de verwerking en het gebruik van deze gegevens is strikt gereglementeerd.

• Website

We ontvangen ook persoonsgegevens wanneer je onze website gebruikt, zoals je IP-adres, browser, muisklikken, pagina’s en links die je bezoekt. Meer informatie over de gebruikte cookies en hoe je ze uitschakelt of niet instemt met de manier waarop deze gegevens worden verzameld, vind je in onze ‘Privacy Cookies’.

• Social media

Wanneer je op onlinediensten inlogt via je account van een sociale netwerksite of gebruikmaakt van de sociale netwerkfuncties die aanwezig zijn op onze website, deel je via de sociale netwerksite met ons een aantal basisgegevens van jouw profiel op de sociale netwerksite en bepaalde gegevens met betrekking tot jouw gedrag op de sociale netwerksite, zoals likes. Welke gegevens gedeeld worden, is afhankelijk van jouw persoonlijke instellingen op de sociale netwerksite. Als je niet wil dat deze informatie gedeeld wordt, raden wij je aan om jouw instellingen op de betreffende sociale netwerksite na te kijken en naar wens aan te passen.

Doeleinden van de verwerking

De grondslag voor de verwerking van je persoonsgegevens in het kader van de gezinsbijslagen is gebaseerd op onze wettelijke opdracht, die berust op de volgende wetteksten:

• Artikel 135 van de Grondwet.
• De ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit voor de gezinsbijslag
• De ordonnantie van 25 april 2019 tot regeling van de toekenning van de gezinsbijslag.

Je persoonsgegevens worden dus uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:

• De aanvraag om gezinsbijslagen (artikel 26 van de ordonnantie van 25.04.2019)
• De behoeften voor de berekening en uitkering van de gezinsbijslagen (artikel 27 van de ordonnantie van 25.04.2019)
• Gezinstoeslagen
• De inning van de niet-verschuldigde bedragen (artikel 28 van de ordonnantie van 25.04.2019).

Andere verwerkingen zijn gebaseerd op:

• Het gerechtvaardigd belang in verband met het beheer en de betaling van de gezinsbijslagen. Dat gerechtvaardigd belang kan met name worden verantwoord door veiligheidsmaatregelen (bv. gegevensbeveiliging …) of door controleverplichtingen op grond van onze wettelijke opdracht (financiële controle van onze toezichthoudende overheid) enz.
• Jouw toestemming
  • In het kader van de cookies op onze website.
  • Wanneer je ons informatie verstrekt om inlichtingen te verkrijgen over de gezinsbijslag.
  • Om de diensten van Brussels Family te promoten. We geloven oprecht dat het zinvol kan zijn voor jou als (toekomstig) ouder of student dat we je op de hoogte houden van wat er reilt en zeilt in de wereld van kinderbijslag. Jij beslist of je gebruik wil maken van deze service of niet. Je kan je daartegen verzetten of je toestemming intrekken. Hoe dit kan, lees je verder in deze privacyverklaring in het onderdeel over jouw rechten.

Onze marketing en je gegevens

Met uitzondering van de sociale persoonsgegevens, kunnen jouw gegevens gebruikt worden om diensten van Brussels Family te promoten. Onderaan elke directmarketingmail heb je de mogelijkheid om je uit te schrijven en zo bezwaar te maken tegen dergelijke verwerking. Toch geloven we oprecht dat het zinvol kan zijn voor jou als (toekomstig) ouder of student dat we je op de hoogte houden van wat er reilt en zeilt in de wereld van kinderbijslag. Je beslist zelf of je gebruik wil maken van deze service of niet. Hoe dit kan, lees je verder in deze privacyverklaring in het onderdeel over jouw rechten.

Regels voor het bewaren van gegevens

• De Bewaartermijnen van de afgesloten dossiers die GEEN aanleiding gaven tot betaling van gezinsbijslag (kinderbijslag, kraamgeld en adoptiepremie) moeten vijf jaar bewaard worden vanaf de laatste dag van het kwartaal waarin de adoptieakte werd ondertekend of de aanvraag om kinderbijslag werd ingediend of de geboorte plaatsvond.
• De gegevens van de afgesloten dossiers met betrekking tot aanvragen om gezinsbijslagen die aanleiding hebben gegeven tot ten minste één betaling, de gegevens in de geopende dossiers, de boekhoudkundige documenten en gelijkgestelde documenten moeten, voor zover de verjaring niet door de betrokkenen werd gestuit, zeven jaar worden bewaard, te rekenen vanaf 31 december van het jaar waarin de overdracht van de rekeningen aan de Rekenkamer plaatsvindt.
• Voor de uitoefening van jouw en onze rechten kan de bewaartermijn echter langer zijn.
• Voor de accounts die je aanmaakt binnen onze online diensten, bewaren wij je registratiegegevens zolang je account actief is of voor zover nodig om je de diensten te verlenen. Voor de gegevens waarover we beschikken en die marketingdoeleinden hebben, kan je eenvoudig vragen deze te verwijderen. In bepaalde gevallen kan je gewoon zelf uitschrijven.
• In deze verklaring onder ‘Jij en je rechten’ lees je wat je rechten zijn en hoe je ze kunt laten gelden.

Wij beschermen jouw gegevens

Overdracht van gegevens aan derden

Binnen het kader van onze wettelijke opdracht, zijn wij verplicht bepaalde gegevens door te geven aan officiële instanties, zoals (indicatieve lijst):

• het Kadaster van de kinderbijslag;
• andere kinderbijslagfondsen bij overgang van fonds via brevetten;
• als je zelfstandige bent en zwanger bent, je sociaal verzekeringsfonds voor zelfstandigen op basis van een gerechtvaardigd belang dat gebaseerd is op de wettelijke opdrachten van deze laatsten met het oog op de toekenning van dienstencheques voor moederschapshulp.

We maken het u zo gemakkelijker omdat u niet zelf de gegevens moet opvragen en opnieuw bezorgen. In het kader van het ‘only once’-principe willen we vermijden dat je informatie die je al doorgaf of waarover Brussels Family al beschikt opnieuw moet invullen of bezorgen.

In een contractueel kader worden je gegevens gedeeld met onze IT-dienstverleners voor de bewaring en beveiliging van je gegevens.

Onze website maakt gebruik van cookies van derde partijen waarbij gegevens aan hen doorgegeven kunnen worden. Meer over de gebruikte cookies en hoe je deze uitschakelt of verwijdert, vind je in de rubriek ‘Cookies’.

Jouw gegevens worden hoe dan ook niet met derden gedeeld zonder jouw expliciete toestemming of op jouw vraag.

Veiligheidsmaatregelen

De verwerking van je persoonsgegevens voldoet aan de strenge eisen die de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid stelt aan de hand van minimumnormen inzake veiligheid (MNM) die jaarlijks worden gecontroleerd en geauditeerd.

Alle gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van Brussels Family bij een derde partij waarop bovenstaande regels van toepassing zijn en waarmee Brussels Family een overeenkomst inzake gegevensverwerking heeft afgesloten.

Niet iedereen bij Brussels Family krijgt toegang tot jouw gegevens. Alleen personen die daartoe gemachtigd zijn, hebben toegang tot persoonsgegevens in het kader van hun werkopdracht. Onze medewerkers zijn onderworpen aan specifieke vertrouwelijkheidsclausules en regels opgelegd door de Kruispuntbank Sociale Zekerheid. Zij zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van je gegevens te respecteren en deze verplichting is een essentieel onderdeel van onze arbeidsovereenkomsten.

De functionaris voor gegevensbescherming van Brussels Family is belast met de toepassing van de reglementering van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en in het bijzonder met de follow-up van de aspecten inzake gegevensbeveiliging, maar ook van de veiligheidsregels die aan de medewerkers worden opgelegd.

Brussels Family vindt het belangrijk dat jouw gegevens op een veilige manier worden behandeld. Daarom maken we gebruik van diverse beveiligingstechnologieën en organisatorische maatregelen om jouw gegevens op gepaste wijze te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verkeerd gebruik, verlies of openbaarmaking. We laten ook geregeld audits uitvoeren op deze beveiligingsmaatregelen.

Onze website is beveiligd en de gegevensstroom wanneer je met ons communiceert, is versleuteld.

Voor onze online-diensten besteedt Brussels Family zorg aan de veilige toegang voor klanten en geregistreerde gebruikers. Om toegang te krijgen, moet de gebruiker zijn identiteit bewijzen aan de hand van een identificatieprocedure die alleen hij kan toepassen. De gebruiker verbindt zich ertoe de dienst als een goede huisvader te gebruiken en alles in het werk te stellen om te voorkomen dat derden kennis kunnen nemen van deze identificatiegegevens die strikt persoonlijk zijn. De verantwoordelijkheid voor het naleven van deze identificatieprocedure en voor de schadelijke gevolgen van het misbruik van de identificatieprocedure ligt uitsluitend bij de gebruiker. Toegangscodes zijn voor persoonlijk gebruik en mogen niet gedeeld worden met anderen.

Verwerkers

Om sommige diensten te kunnen aanbieden doen we beroep op verwerkers. Dit zijn ondernemingen die in opdracht van Brussels Family bepaalde taken uitvoeren waar persoonsgegevens direct of indirect aan te pas komen. We hebben o.a. verwerkers om ons bij te staan op het vlak van IT-infrastructuur en beveiliging, marketing- en communicatie, bedrijven voor (digitale) archivering en bedrijven die verzendingen verzorgen.

We selecteren onze verwerkers zorgvuldig en leggen hun strikte regels op in een verwerkersovereenkomst. Hierin bepalen we o.a. dat:

• Zij de gegevens enkel mogen verwerken volgens de opdracht die wij hen geven en op basis van onze instructies;
• Zij enkel over de gegevens beschikken die ze nodig hebben om deze opdracht uit te voeren,
• Zij zich tegenover ons hebben verplicht om die gegevens veilig en vertrouwelijk te verwerken.

Europese Economische Ruimte – EER

Brussels Family heeft geen enkele vestiging buiten België. De persoonsgegevens die wij in het kader van de gezinsbijslagen verwerken, zijn onderworpen aan een nationale soevereiniteitsclausule die onze verwerkers moeten naleven.

Voor de verwerking van gegevens die buiten het kader van de gezinsbijslagen worden verwerkt, is het zo dat, indien die gegevens buiten het Koninkrijk worden verwerkt, dit gebeurt volgens de regels in de EU-verordening 2016/679 over een eventuele export van gegevens buiten de EU.

Onze website maakt gebruik van cookies van derde partijen waarbij gegevens over je gebruik van de website aan hen doorgegeven kunnen worden. Meer over de gebruikte cookies en hoe je deze uitschakelt of verwijdert, vind je in de ‘Privacy Cookies’.

Jij en je rechten

De AVG voorziet voor jou als natuurlijk persoon in heel wat rechten wanneer we je gegevens verwerken.

Het recht op toegang tot je gegevens

Je kunt bepaalde gegevens over jezelf raadplegen in je account via onze onlinediensten. Als je de gegevens die wij over je verwerken echter vollediger wilt raadplegen, kan je je recht op inzage uitoefenen via de functionaris voor gegevensbescherming van Brussels Family.

Het recht op rechtzetting van je gegevens

Wanneer bepaalde gegevens die Brussels Family over je heeft niet (meer) correct zijn, is het aangewezen dat deze verbeterd worden. Als je over een Brussels Family-account beschikt, kan je zelf bepaalde persoonsgegevens wijzigen of vervolledigen. In de andere gevallen kan je ons contacteren met de vraag die gegevens te verbeteren of te vervolledigen.

Het recht op wissing van je gegevens

In sommige gevallen kan je bepaalde persoonsgegevens verwijderen of laten verwijderen. Dit kan uiteraard niet met gegevens die nodig zijn om aan onze wettelijke opdracht te voldoen. Elk verzoek tot wissing moet worden gericht aan de functionaris voor gegevensbescherming van Brussels Family en de voorwaarden waaronder dat recht kan worden uitgeoefend, worden je door deze laatste meegedeeld.

Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens

Wanneer Brussels Family persoonsgegevens van je verwerkt waarbij toestemming de verwerkingsgrond is, dan kan je die toestemming weer intrekken wanneer je maar wilt. Als je over een Brussels Family account beschikt, kan je zelf jouw toestemmingen aanpassen of intrekken.

Bepaalde verwerkingen doen wij met gerechtvaardigd belang als verwerkingsgrond. Dit houdt in dat we de belangen van de betrokkene en ons zorgvuldig afwegen en besluiten dat het in het belang van de betrokkene is dat de verwerking plaatsvindt. Brussels Family probeert deze afweging zo objectief mogelijk uit te voeren. Als je echter niet akkoord gaat met een specifiek gebruik van bepaalde gegevens in het kader van een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang, heb je het recht om je daartegen te verzetten door een e-mail te sturen naar de functionaris voor gegevensbescherming van Brussels Family.

Het recht op beperking van de verwerking

Je kunt vragen om het gebruik van je gegevens te beperken:

• gedurende de tijd vereist om de juistheid van de door jou betwiste gegevens na te gaan;
• als je je verzet tegen het wissen van gegevens die Brussels Family onrechtmatig verwerkt;
• als je je verzet tegen het wissen van gegevens die Brussels Family niet meer nodig heeft maar die je nodig hebt voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering;
• gedurende de tijd vereist om na te gaan of de wettige redenen van Brussels Family primeren op die van jou als je je verzet tegen de verwerking van die gegevens door je specifieke situatie in te roepen.

De uitoefening van dit recht kan in bepaalde gevallen niet mogelijk zijn voor de wettelijke opdrachten die wij vervullen. In alle andere gevallen is Brussels Family verplicht om de verwerking van die persoonsgegevens te beperken tot de bewaring ervan. Elke andere verwerking blijft toegestaan met jouw toestemming, voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering of om een derde te beschermen, of om belangrijke redenen van algemeen belang. In voorkomend geval zal CM Brussels Family je op de hoogte brengen alvorens deze beperking van de verwerking op te heffen.

Het recht op overdracht van je gegevens

In sommige gevallen heb je het recht om ons te verzoeken om de door jou digitaal verstrekte persoonsgegevens over te dragen. De regelgeving inzake de gezinsbijslag legt echter specifieke vormen op en de privacywetgeving voorziet in een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens. Als je gebruik wilt maken van dit recht, dan zullen we nagaan of dit van toepassing is in dat geval. Voor meer informatie kun je contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van Brussels Family.

Het recht om te weigeren dat je gegevens automatisch worden verwerkt

Sommige gegevensverwerkingen en procedures verlopen volledig automatisch, zonder menselijke tussenkomst. Indien je niet akkoord gaat met het resultaat van deze volledig geautomatiseerde procedure, kan je ons contacteren. Zo kun je de tussenkomst van een van onze medewerkers vragen of ons laten weten waarom je dit antwoord betwist.

Hoe je rechten uitoefenen

Je wil je rechten uitoefenen?

De functionaris voor gegevensbescherming van Brussels Family is de contactpersoon voor de bescherming van persoonsgegevens. Alleen de functionaris voor gegevensbescherming heeft de bevoegdheid om je te antwoorden.

• Je kunt je verzoek aan de functionaris versturen:
• per e-mail naar het volgende adres: DPO@Brussels Family.be;
• of per brief naar:
• Functionaris voor gegevensbescherming van Brussels Family
• Chaussée de Marche 637 – 5170 NAMUR-WIERDE
• Zorg ervoor dat je nauwkeurig bent in je verzoek, zodat wij het concreet en correct kunnen behandelen.
• Wanneer je een recht uitoefent, kunnen wij je vragen om je identiteit te bewijzen teneinde te vermijden dat iemand anders je rechten in je plaats uitoefent. Een kopie van de identiteitskaart kan dus worden gevraagd.

Ga je niet akkoord met het standpunt van Brussels Family?

Je gaat niet akkoord met het antwoord van Brussels Family, je kunt de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit raadplegen: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be en in dat geval je rechten uitoefenen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Het adres van de Gegevensbeschermingsautoriteit is: Drukpersstraat 35 te 1000 BRUSSEL